Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Porkkalan lukion opiskelijakunnan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 5.12.2024. Viimeisin muutos 14.1.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Porkkalan lukion opiskelijakunnan kannatusyhdistys PLOK ry
Y-tunnus: 3399787-1
Kirkkotallintie 6A, 02400 Kirkkonummi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö on Liam Leppänen ([email protected]).
3. Rekisterien nimet
- Forms kyselyt
- Palaute
- Kumppanuus ja yhteistyö
- Asiakkaat
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Porkkalan opiskelijakunnan toimesta tuottaa palveluita Porkkalan lukion opiskelijoille, sekä ylläpitää Porkkalan opiskelijakunnan kumppanuus- ja yhteistyösuhteita.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- Tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
- Tiedot tilatuista tuotteista/palveluista ja niiden muutoksista että palautteista niitä koskien
- Laskutustiedot
- Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tuotteisiin/palveluihin sekä kumppanuus- ja yhteistyösuhteisiin liittyvät tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Rekisteriin tallennettavat tiedot ovat asiakkaan itsensä antamia.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden opiskelijakunnan ja hallituksen jäsenien toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).